Pořádání konference

Základní informace k projektu (kontaktujte nás pro detailnější informace)

Název projektu: Pořádání konference

Délka trvání: od cca 3 měsíců až po 1 rok

Popis projektu: Návod se zabývá organizováním konference, do které jsou zainteresováni přednášející (řečníci), účastníci, organizační tým konference, sponzoři a dodavatelé. Počáteční fází rozumíme vznik myšlenky na uspořádání konference, pokračujeme přes přípravnou, realizační a porealizační fázi (vyhodnocení, PR + případné další kroky).

Strategie řešení projektu:

Podle typu organizace:

• „Na klíč“ – za pomoci specializované firmy, která se zabývá organizací konferencí, seminářů, summitů, apod.
• Vlastními silami – vytvoření realizačního týmu z řad zaměstnanců, dobrovolníků atp.
• Kombinace předchozích – např. využití specializované firmy na tvorbu propagačních materiálů nebo jiné podpůrné služby

Podle formy konference:

• Fyzická konference (naživo)
• On-line konference

Podle složení účastníků

• Mezinárodní obsazení (je třeba zvolit jazyk)
• Jednonárodnostní obsazení

Náklady a finance projektu:

• neformální „chudá“ akce cca od 15 000 Kč (levný pronájem, občerstvení, tým neplacených dobrovolníků)
• běžně cca od 50 000Kč při cca 40 účastnících, dvoudenním trvání konference a vlastní organizaci
• až 2 000 000+Kč pro 1 000 a více účastníků
• Příjmy tvoří hlavně vstupné a příspěvky sponzorů

Okruhy k řešení při organizování konference:

• Téma a klíčoví řečníci
• Počet dnů, harmonogram
• Výběr termínu pořádání konference
• Prostory
• Ubytování + strava
• Řečníci: ladění programu do detailů včetně přestávek, rezervních řečníků
• Sponzorství + rozpočet
• Propagace a prodej
• Moderování, diskuze, prevence časových skluzů
• Související služby (překladatelství, kopírování, doprovodný program, projektor, wi-fi, ozvučení, plátno, flipy, whiteboard, televize, video/DVD, ukazovátko, …)
• Organizační personál (hlavní organizátor, hostesky, fotograf, …)

Užitečné další odkazy:

• http://www.takeplace.eu/event-management/ – online služba pro usnadnění organizace akcí konferenčního typu (online prodej, registrace, fakturace atp.)
• http://www.e-con.cz/ pořadatel elektronických konferencí
• http://www.letacek.cz/img/contents/21_orig.png -> myšlenková mapa k pořádání akce
• http://workshops.350.org/toolkit/planning/ -> jak uspořádat workshop (v AJ)
• http://www.mindtools.com/pages/article/PlanningAWorkshop.htm -> tipy pro řečníky během workshopu (v AJ)
• www.konferencniprostory.info – katalog konferenčních prostor
• http://cs.wikipedia.org/wiki/Konference – definice konference vč. slov s podobným významem
• https://slideslive.com/ – profesionální záznam přednášek vč. slidů, full service pro workshopy, konference a kongresy
• https://www.sli.do/ – online aplikace pro interakci s publikem, kladení otázek řečníkovi atp.

Chybí vám zde něco? Podělte se v komentářích o své zkušenosti s pořízením webových stránek nebo odkazem na užitečné zdroje pro zadavatele. Pomůžete tak k dokončení a zkvalitnění návodu.

Upozornění:

Přes veškerou snahu o úplnost a začlenění všech důležitých informací nenese tvůrce této šablony žádnou odpovědnost za případná opomenutí či chyby v této šabloně a případné škody, které by tím mohly vzniknout jejímu uživateli, ať už přímo či nepřímo. Šablona má sloužit jen jako pomocník a pro inspiraci, nemá být slepě následována. Je v nejlepším zájmu uživatele přistupovat k ní kriticky. Pokud je některá z doporučených činností vynechána, měl by však pro to vždy existovat patřičný důvod a mělo by to být po dobrém uvážení.

Vylepšete komentářem tento obsah.